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구글 드라이브 완벽 활용법: 공유, 협업, 그리고 공유 드라이브까지!

구글 드라이브는 단순한 클라우드 저장 공간을 넘어, 문서 작업, 스프레드시트, 프레젠테이션 제작을 위한 강력한 협업 도구입니다. 구글 문서, 시트, 슬라이드와 같은 구글 Docs Editors를 통해 실시간 또는 비동기적으로 동료와 협업하고, 생성된 모든 파일은 구글 드라이브에 안전하게 저장됩니다. 개인 사용자에게는 15GB의 무료 저장 공간이 제공되며, 더 많은 공간이 필요하면 Google One 유료 플랜을 이용할 수 있습니다. 비즈니스 환경에서는 Google Workspace를 통해 향상된 협업, 보안, 관리 기능을 활용할 수 있습니다. 이번 블로그 글에서는 구글 드라이브의 공유 및 협업 기능을 자세히 알아보고, 공유 드라이브 사용법까지 꼼꼼하게 살펴보겠습니다.

구글 드라이브 공유 방법 완벽 가이드

구글 드라이브에서 파일을 공유하는 방법은 크게 세 가지입니다. 첫째, 구글 드라이브 홈 화면에서 공유하려는 파일을 선택한 후 툴바의 '공유' 아이콘을 클릭합니다. 둘째, 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 '공유 > 공유'를 선택합니다. 셋째, 구글 문서, 시트, 슬라이드에서 파일을 열고 오른쪽 상단의 '공유' 버튼을 클릭합니다. 이러한 방법으로 공유 창을 열면 파일 접근 권한을 세밀하게 제어할 수 있습니다. 폴더 공유도 같은 방식으로 가능합니다.

비공개 공유: 특정 사용자와 안전하게 협업하기

업무상 대부분의 파일은 특정 사용자 또는 그룹과 비공개로 공유하는 것이 일반적입니다. 공유 창의 '사용자, 그룹, 스페이스, 캘린더 이벤트 추가' 상자에 협업할 사용자의 이름 또는 이메일 주소를 입력합니다. 입력 시 구글은 연락처를 기반으로 추천 목록을 제공하며, 클릭하여 추가할 수 있습니다. 짧은 메시지를 함께 보낼 수도 있습니다. 기본적으로 모든 사용자에게 '편집자' 권한이 부여되지만, 필요에 따라 '뷰어' 또는 '댓글 작성자'로 변경할 수 있습니다. 뷰어는 문서를 읽기만 할 수 있고, 댓글 작성자는 댓글만 추가할 수 있으며, 편집자는 모든 기능을 사용할 수 있습니다.

권한 설정: 세부적인 접근 제어

공유 창 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭하면 접근 설정에 대한 세부 조정을 할 수 있습니다. '편집자가 권한을 변경하고 공유할 수 있도록 허용' 옵션을 해제하면 편집 권한을 가진 사용자가 다른 사용자를 초대하거나 권한을 변경하는 것을 막을 수 있습니다. 또한, 유료 Google Workspace 플랜 사용자는 초대된 사용자의 접근 권한에 만료일을 설정할 수 있습니다. 공유 창에서 권한 수준을 선택한 후 '만료일 추가'를 클릭하고 날짜를 설정하면 됩니다. 설정된 만료일이 지나면 해당 사용자는 더 이상 파일에 접근할 수 없습니다.

공개 공유: 누구나 접근 가능한 링크 생성

때로는 특정 파일을 누구나 접근할 수 있도록 공개적으로 공유해야 할 경우가 있습니다. 공유 창의 '일반 액세스'에서 '제한됨'을 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 '링크가 있는 모든 사용자'를 선택합니다. 그 후 '링크 복사' 버튼을 클릭하여 생성된 링크를 공유할 수 있습니다. 기본적으로 공개 링크의 권한은 '뷰어'로 설정되어 있지만, '댓글 작성자' 또는 '편집자'로 변경할 수 있습니다. 공개 링크를 사용할 때는 보안에 유의해야 하며, 특히 '편집자' 권한을 부여할 때는 신중해야 합니다. 공개 공유된 문서에 접근하는 사용자는 Google 계정이 없어도 됩니다.

모바일 앱에서 공유하기

구글 드라이브, 문서, 시트, 슬라이드 모바일 앱에서도 파일 공유가 가능합니다. 파일 이름 오른쪽에 있는 세 개의 점을 탭하고 '공유'를 선택하여 공유 화면을 엽니다. 개인적으로 공유하려면 사용자의 이름 또는 이메일 주소를 입력하고 권한을 설정한 후 '보내기' 아이콘을 탭합니다. 공개적으로 공유하려면 '액세스 관리' 아래의 '공유되지 않음'을 탭하고 '일반 액세스'에서 '제한됨'을 탭한 다음 '링크가 있는 모든 사용자'를 선택합니다. 그런 다음 권한을 설정하고 오른쪽 상단의 체인 링크 아이콘을 탭하여 링크를 클립보드에 복사합니다.

협업 기능: 댓글, 수정 제안, 실시간 편집

구글 Docs Editors는 댓글, 직접 편집, 수정 제안 등 다양한 협업 기능을 제공합니다. 댓글을 추가하려면 문서에서 커서를 놓고 댓글 추가 버튼을 클릭하거나, 텍스트 또는 이미지를 하이라이트한 후 댓글 추가 버튼을 클릭합니다. 특정 협업자에게 댓글을 지정하려면 '@' 기호와 함께 이름을 입력합니다. 편집 권한이 있는 사용자는 문서를 직접 편집할 수 있으며, 버전 기록 기능을 통해 이전 버전으로 되돌릴 수 있습니다. 구글 문서에서는 수정 제안 모드를 사용하여 변경 사항을 추적하고 승인 또는 거절할 수 있습니다. 여러 사용자가 동시에 문서를 보고 있다면, 실시간으로 협업하고 채팅을 통해 의견을 교환할 수도 있습니다.

공유 드라이브 활용하기 (Google Workspace)

Google Workspace 계정을 사용하는 경우 공유 드라이브를 생성하여 팀원들과 파일을 공유하고 관리할 수 있습니다. 공유 드라이브는 개인 드라이브와 유사하지만, 여러 사용자가 접근하고 관리할 수 있다는 장점이 있습니다. 프로젝트 팀이나 부서와 같이 특정 그룹이 공동으로 사용하는 파일을 저장하고 공유하는 데 유용합니다. 공유 드라이브를 생성하려면 구글 드라이브 홈 화면의 왼쪽 열에서 '공유 드라이브'를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 '새 공유 드라이브'를 선택합니다. 그런 다음 공유 드라이브의 이름을 입력하고 '만들기' 버튼을 클릭합니다.

공유 드라이브 멤버 관리 및 권한 설정

공유 드라이브에 다른 사용자를 초대하려면, 공유 드라이브를 열고 페이지 상단의 '멤버 관리'를 클릭합니다. 나타나는 창에서 공동 작업자의 이름 또는 이메일 주소를 입력하고 '보내기' 버튼을 클릭합니다. 공유 드라이브 멤버에게는 콘텐츠 관리자, 기여자, 뷰어, 댓글 작성자, 관리자와 같이 다양한 접근 수준을 할당할 수 있습니다. 관리자는 공유 드라이브의 모든 권한을 가지며, 뷰어는 문서 보기만 가능합니다. 적절한 권한 설정을 통해 공유 드라이브를 효율적으로 관리할 수 있습니다.