2026년 기준, 아웃룩과 팀즈 스케줄링 비서, 투표, 코파일럿을 활용해 최적의 회의 시간을 찾는 전문가 가이드입니다. 더 이상 회의 시간 조율에 시간을 낭비하지 마세요.
2026년, 직장에서 모두가 모일 적절한 회의 시간을 찾는 것은 여전히 큰 도전입니다. “목요일 오전 11시(동부 표준시)에 다들 시간 되시나요?”와 같은 이메일 제안은 종종 “그때는 안 돼요. 수요일 오후 2시는 어떠세요?”라는 여러 차례의 후속 답변으로 이어지곤 합니다. 하지만 이제 더 나은 방법이 있습니다.
마이크로소프트 아웃룩과 팀즈의 스케줄링 비서는 동료들의 일정을 스캔하여, 각 동료가 언제 바쁜지 또는 한가한지 그리드 형태로 보여줍니다. 여러분은 모든 사람의 일정이 비어 있는 시간대를 선택하기만 하면 됩니다. 스케줄링 비서는 Microsoft 365 소비자 구독에서는 사용할 수 없으며, Microsoft 365 비즈니스 또는 엔터프라이즈 플랜이 필요합니다. 또한, 같은 조직 내 사용자에게만 작동합니다. 외부 연락처를 회의에 초대하는 경우, 스케줄링 비서에서 해당 연락처의 일정 정보는 볼 수 없습니다. 이 가이드는 아웃룩 또는 팀즈에서 스케줄링 비서를 사용하여 동료들이 가능한 시간대를 빠르게 찾아 회의를 설정하는 방법을 보여줍니다. 대부분의 아웃룩 및 팀즈 버전에서 일반적으로 작동하는 방식을 다루겠지만, 모든 기능이 모든 환경에서 제공되는 것은 아닙니다.
회의 일정 잡기 시작: 스케줄링 비서 실행
아웃룩 웹, 윈도우, macOS 버전 및 팀즈의 사용자 인터페이스는 유사합니다. 먼저 왼쪽 사이드바에서 캘린더 아이콘을 클릭하여 캘린더 보기를 엽니다. 아웃룩에서는 좌측 상단의 ‘새 이벤트’ 버튼을 클릭합니다. 클래식 아웃룩 윈도우 버전에서는 ‘새 회의’로 표시될 수 있습니다. 팀즈에서는 우측 상단의 ‘새로 만들기’ 버튼을 클릭하거나, 채팅 중 메시지 상자 옆의 ‘+’를 클릭하여 ‘회의 예약’을 선택할 수 있습니다. 새로운 회의(또는 이벤트) 설정 창이 열릴 것입니다.
참석자 추가 및 스케줄링 비서 열기
"참석자 초대" 필드에 (환경에 따라 "필수 참석자 추가" 등으로 표시될 수 있음) 동료의 이름이나 이메일 주소를 입력합니다. 클래식 아웃룩에서는 ‘필수’ 버튼을 클릭하여 연락처에서 참석자를 선택하거나, 버튼 옆 필드에 직접 입력할 수 있습니다. 참석자 추가가 완료되면, 좌측 상단 또는 우측 상단의 ‘스케줄링 비서’ 탭을 클릭합니다. 이 버튼이 보이지 않는 경우, 날짜 및 시간 필드 옆 ‘스케줄러’ 버튼을 찾아보세요.
스케줄링 비서 활용법 상세 가이드
스케줄링 비서는 아웃룩과 팀즈의 다양한 버전에서 유사하게 작동합니다. 창 상단에서 회의 날짜, 시작 및 종료 시간을 선택할 수 있습니다. 좌측 사이드바에는 회의 초대 목록에 추가한 동료들이 표시됩니다. 메인 영역을 지배하는 그리드는 여러분의 일정과 초대된 동료들의 일정을 보여주며, 이 그리드를 사용하여 회의 시간대를 선택합니다. 스케줄링 비서는 초대된 사람들의 바쁜 시간과 한가한 시간을 명확하게 보여줍니다.
시간 슬롯 그리드 이해하기
각 행은 좌측에 나열된 사람의 일정을 나타냅니다. 행의 투명한 섹션은 해당 사람이 이용 가능한 시간 슬롯을 의미합니다. 색깔이 있는 블록은 이용 불가능을 뜻하며, 커서를 올리면 ‘바쁨’, ‘미정’, ‘자리 비움’, ‘알 수 없음’, ‘다른 곳에서 근무 중’, ‘근무 시간 외’ 등의 상태를 표시합니다. ‘알 수 없음’은 보통 해당 사용자가 캘린더를 공유하지 않았거나 외부 조직 사람인 경우입니다. 각 열은 한 시간을 나타내며, 전체 열이 투명하면 모든 초대자가 해당 시간에 회의에 참여할 수 있음을 의미합니다.
최적의 시간 슬롯 선택 및 확정
그리드의 열을 클릭하면 해당 열이 음영 처리되고 프레임이 생깁니다. 이 프레임의 측면을 좌우로 드래그하여 30분 단위로 시간 범위를 조정할 수 있습니다. 음영 처리된 시간 범위 위로 포인터를 이동하면 손 아이콘으로 변하며, 날짜, 시간, 참석 가능한 동료 수가 팝업으로 표시됩니다. 손 아이콘을 사용하여 음영 처리된 부분을 좌우로 드래그하여 다른 시간대의 동료 가용성을 확인할 수 있습니다. 회의 시간대를 선택한 후, 좌측 상단의 ‘이벤트’ 또는 ‘회의’, ‘완료’ 버튼을 클릭하여 메인 설정 창으로 돌아가 나머지 세부 정보를 작성합니다. 마지막으로 ‘보내기’ 버튼을 클릭하면 동료들에게 회의 초대 이메일이 발송됩니다.
스케줄링 비서 추가 팁
대부분의 인터페이스에는 스케줄링 비서 창의 좌측 또는 우측 상단에 ‘보내기’ 버튼이 있어 즉시 회의 초대를 보낼 수 있지만, 세부 정보를 먼저 확인하는 것이 좋습니다. 스케줄링 비서는 동료들이 가장 참여하기 좋은 시간을 찾는 데 도움을 줄 뿐, 모든 사람이 가능한 시간대만 선택하도록 제한하지 않습니다. 조직에 ‘회의실 찾기’ 기능이 설정되어 있다면, 스케줄링 비서 좌측 사이드바에 동료 이름 아래 회의실 목록이 나타나며, 그리드에 해당 회의실의 사용 가능 여부도 함께 표시됩니다. 클래식 아웃룩에서는 리본 툴바의 ‘자동 선택’ 버튼을 클릭하여 모든 초대자가 가능한 다음 시간 슬롯을 자동으로 찾을 수 있습니다.
아웃룩 모바일 앱에서 스케줄링 비서 사용
안드로이드 또는 iOS용 아웃룩 앱을 사용하여 회의를 설정하고 동료들의 사용 가능한 시간대를 찾을 수 있습니다. 팀즈 모바일 앱에는 이 기능이 없습니다. 앱 화면 하단에서 캘린더 아이콘을 탭한 후, 우측 하단의 ‘+’ 버튼을 탭합니다. 새로운 이벤트 설정 화면에서 ‘사람’을 탭하고 동료의 이름이나 이메일 주소를 입력합니다. 추가를 마친 후 우측 상단의 체크 표시를 탭하여 이벤트 설정 화면으로 돌아옵니다.
모바일 앱: 새로운 회의 설정 및 시간 슬롯 확인
‘시간 찾기’ 영역을 확인하면 몇 가지 제안된 시간을 선택할 수 있습니다. 또는 바로 아래의 ‘날짜’나 ‘시간’ 상자를 탭할 수 있습니다. 그러면 시간 슬롯 목록이 있는 다른 화면으로 이동합니다. 안드로이드에서는 좌측 상단의 현재 날짜를 탭하여 다른 날짜를 선택할 수 있으며, 월을 수직으로 스크롤하여 다른 월의 날짜를 탭할 수 있습니다. iOS에서는 화면 상단에 가로로 표시된 날짜를 스와이프하여 날짜를 선택할 수 있습니다. 화면의 주요 부분은 시간별로 표시된 그래픽 시간 슬롯 목록입니다.
모바일 앱: 시간 슬롯 조정 및 확정
시간 슬롯 목록을 수직으로 스크롤할 수 있습니다. 시간을 탭하면 해당 시간이 빨간색(최소 한 명 불가능) 또는 녹색(모두 가능)으로 음영 처리됩니다. 하단 패널에는 동료들의 아이콘이 표시되며, 시간 슬롯을 선택할 때 개별 가용성을 나타냅니다. 빨간색 ‘X’는 불가능, 녹색 체크 표시는 가능, 회색 ‘?’는 외부 조직인 경우입니다. 음영 처리된 시간 슬롯의 흰색 점을 눌러 위아래로 드래그하면 회의의 시작 또는 종료 시간을 조정할 수 있습니다. 음영 처리된 오버레이를 눌러 타임라인을 위아래로 드래그하면 시간 슬롯을 이동할 수 있습니다. 이동 중에도 오버레이 색상은 가용성을 반영하여 변경됩니다. 시간대를 선택한 후 우측 상단의 체크 표시를 탭하여 새 회의 설정 화면으로 돌아갑니다. 나머지 세부 정보를 입력한 후 다시 우측 상단의 체크 표시를 탭하면 동료들에게 회의 초대 이메일이 발송됩니다.
다수결을 위한 스케줄링 투표 생성
새 회의에 많은 동료를 추가했는데 스케줄링 비서에서 모두가 가능한 시간대를 찾기 어려운 경우, 동료들이 가장 선호하는 날짜와 시간에 투표하도록 이메일 설문조사를 보낼 수 있습니다. 이 기능은 새로운 아웃룩 윈도우, 아웃룩 웹, 팀즈 웹에서 사용 가능하며, 클래식 아웃룩이나 모바일 앱에서는 제공되지 않습니다. ‘새 이벤트’ 패널에서 ‘스케줄링 투표’ 버튼을 클릭합니다. 우측에 ‘스케줄링 투표’ 패널이 열리며, 회의 시간 목록과 각 시간에 가능한 초대자 수가 표시됩니다. 동료들이 고려할 몇 가지 시간대를 선택하고, 대부분에게 적합하다고 생각되는 시간에 집중합니다. ‘다음’ 및 ‘투표 생성’ 버튼을 클릭합니다. Mac에서는 ‘스케줄링 투표’ 버튼이 날짜 및 시간 필드 오른쪽에 있습니다. 이 버튼을 클릭하면 제안된 시간 슬롯 목록이 ‘새 이벤트’ 창에 추가됩니다. ‘새 옵션 추가’로 더 많은 시간 슬롯을 추가할 수 있습니다. 회의 세부 정보를 작성하고 ‘보내기’를 클릭합니다. 이메일이 발송되며, 합의된 날짜와 시간에 회의가 자동으로 예약됩니다.
코파일럿으로 회의 시간 찾기
Microsoft 365 코파일럿 라이선스 추가 기능을 보유한 비즈니스 사용자는 Microsoft의 AI 비서를 활용하여 회의를 설정할 때 동료들의 일정을 확인할 수 있습니다. 이 기능은 아웃룩, 팀즈 및 기타 여러 Microsoft 365 앱에서 사용할 수 있습니다. 아웃룩 및 대부분의 M365 앱에서는 앱 우측 상단의 코파일럿 아이콘을 클릭합니다. 팀즈에서는 코파일럿 아이콘이 좌측 탐색 바에 있습니다. 코파일럿 사이드바가 열리면 텍스트 상자에 동료들이 가능한 시간 슬롯을 찾도록 지시하는 프롬프트를 입력합니다. 다른 시간대에 있는 동료를 위한 특별 지침을 줄 수도 있습니다. 예를 들어 "다음 주 화요일에 [이름]과 제가 모두 30분 회의에 참석 가능한 시간은 언제인가요?", " [이름]과 [다른 이름]과의 1시간 회의에 가장 빨리 가능한 시간대를 찾아주세요." 또는 " [이름 1], [이름 2] 및 저의 일정을 확인하여 모든 관련자에게 늦은 밤이나 이른 아침 시간을 최소화하는 45분 회의에 가장 좋은 시간을 제안해주세요."와 같이 요청할 수 있습니다.
코파일럿 사용 시 주의사항
코파일럿은 동료들의 캘린더를 분석하여 사이드바에 사용 가능한 시간 슬롯을 보여줍니다. 제안된 시간을 사용하여 새 회의를 만들 수 있는 버튼을 제공할 수도 있습니다. 그렇지 않은 경우, 선호하는 시간 슬롯으로 회의를 만들도록 코파일럿에 지시하는 프롬프트를 입력할 수 있습니다. 예를 들어 "두 번째 시간 슬롯 옵션으로 회의 초안을 작성하고 [이름]과의 마지막 이메일을 기반으로 의제를 추가해주세요."라고 요청할 수 있습니다. 주의: 코파일럿은 스케줄링 비서만큼 신뢰할 수 없을 수 있습니다. 중요한 회의의 경우, 코파일럿이 제안한 시간을 스케줄링 비서로 다시 확인하는 것이 좋습니다. 2026년 현재, 이 스마트한 도구들을 활용하여 불필요한 시간 낭비를 줄이고 더욱 효율적인 업무 환경을 만드시길 바랍니다.
